ОТЧЁТ

о результатах проверки целевого и эффективного использования средств, выделенных для осуществления деятельности по формированию и содержанию муниципального архива

 

г. Петропавловск-Камчатский                                           

 

Основание для проведения контрольного мероприятия: пункт 4.6 Плана работы Контрольно-счетной палаты Петропавловск-Камчатского городского округа[1] на 2013 год.

Цель контрольного мероприятия: осуществление контроля за целевым и эффективным использованием средств бюджета Петропавловск-Камчатского городского округа[2], выделенных для осуществления деятельности по формированию и содержанию муниципального архива.

Предмет контрольного мероприятия: регистры бюджетного учёта, первичные и иные бухгалтерские учётные документы, бюджетные сметы и обоснования к ним, договоры, муниципальные контракты, годовая бухгалтерская отчётность, а также иные документы и материалы, необходимые для проведения контрольного мероприятия.

Объекты контрольного мероприятия: Аппарат администрации Петропавловск-Камчатского городского округа[3], муниципальное казенное учреждение «Петропавловск-Камчатский городской архив»[4].

Проверяемый период деятельности: 2012 год, 9 месяцев 2013 года.

Срок проведения контрольного мероприятия: с 04.12.2013 года по 31.12.2013 года.

По результатам проведения контрольного мероприятия составлены и направлены в адрес проверяемых объектов акты:

• Аппарата администрации от 14.01.2013 № 01-18/02-04 (подписан без разногласий);
• § МКУ «Городской архив» от 15.01.2013 № 01-18/03-04 (подписан с разногласиями). На представленные разногласия Контрольно-счетной палатой составлено и направлено соответствующее заключение.

Настоящий Проект отчета подготовлен консультантом Контрольно-счетной палаты Бажиной А.А. с учётом отдельных разногласий, представленных МКУ «Городской архив» от 21.01.2014 № 6.

В период составления настоящего Отчета в адрес МКУ «Городской архив» направлено информационное письмо с предложениями по устранению нарушений, выявленных в ходе проведения контрольного мероприятия.

Также информационные письма направлены в адрес Главы городского округа, Главы администрации городского округа, Департамента финансов администрации городского округа, Аппарата администрации.

Результаты контрольного мероприятия:

Согласно статье 16 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»[5], статье 4 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и статье 11 Устава городского округа, деятельность в области архивного дела, в том числе, в части формирования и содержания муниципального архива осуществляют органы местного самоуправления городских округов.

Учреждением, наделенным функциями по формированию и содержанию муниципального архива в городском округе, в проверяемом периоде, является МКУ «Городской архив»[6].

Основной целью деятельности Городского архива является ведение архивного дела на территории городского округа.

Фактически учреждением осуществляется хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

В соответствии с Уставом учреждения Городской архив хранит:

- документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности органов местного самоуправления и учреждений, организаций и предприятий городского округа, отнесенных к муниципальной собственности;

- документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания, альбомы лиц, деятельность которых связана с историей городского округа, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа;

- фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее городского округа;

- печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие фонды учреждения.

Учреждение хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации поступают на хранение в учреждение на основе договора, заключенного между собственником документов и учреждением.

Собственником имущества Городского архива является городской округ в лице Комитета по управлению имуществом администрации городского округа[7].

Отраслевым органом МКУ «Городской архив», уполномоченным осуществлять финансирование деятельности по формированию и содержанию Городского архива, и, соответственно, главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств[8] является Аппарат администрации городского округа.

В рамках осуществления своих полномочий, в соответствии со статьей 158 Бюджетного кодекса РФ, Аппарат администрации, как ГРБС[9], осуществляет планирование расходов бюджета, связанных с деятельностью в области архивного дела, составляет обоснования бюджетных ассигнований; распределяет бюджетные ассигнования, лимиты бюджетных обязательств[10] по подведомственным распорядителям и получателям бюджетных средств и исполняет соответствующую часть бюджета.

В проверяемом периоде Аппарат администрации:

©     осуществлял деятельность по финансовому обеспечению МКУ «Городской архив»;

©     утвержден ГРБС по муниципальной долгосрочной целевой программе «Развитие архивного дела в Петропавловск-Камчатском городском округе на 2011 – 2014 года».

Решениями о бюджете на 2012 год[11], 2013 год[12] объем ассигнований на финансирование деятельности по формированию и содержанию Городского архива составил 61137,8 тыс. рублей, в том числе:

©     за счет средств бюджета городского округа - 57404,6 тыс. рублей или 93,4 % от общего объема ассигнований;

©     за счет средств краевого бюджета – 3733,2 тыс. рублей (6,6 %).

Вид расходов	2012 год			2013 год
	Утверждено	Исполнено		Утверждено	Исполнено
					за 9 месяцев	за год[13]
	тыс. рублей	тыс. рублей	%	тыс. рублей	тыс. рублей	тыс. рублей	%
МКУ «Городской архив»	8 946,1	8 944,2	99,9	9 172,5	6 063,8	8 984,6	98,0
МДЦП «Развитие архивного дела в Петропавловск-Камчатском городском округе на 2011 – 2014 года»	29 322,1	27 078,0	92,3	13 697,1	3 417,8	3 484,8	25,4
ВСЕГО	38 268,2	36 022,2	94,1	22 869,6	9 481,6	12 469,4	54,5

Финансовое обеспечение деятельности Городского архива для осуществления возложенных на него задач, осуществляется в пределах, доведенных до учреждения ЛБО на основании бюджетных смет, составленных Архивом.

При проверке правильности и обоснованности бюджетных смет установлено, что планирование бюджетных ассигнований на выполнение функций Городского архива осуществляется в нарушение Приказа Департамента экономической и бюджетной политики городского округа[14] от 26.05.2011 № 66[15].

А именно, Городским архивом при планировании фонда оплаты труда не учитывался понижающий коэффициент (экономия по листам нетрудоспособности) в размере 3,0 % от общего фонда, что в свою очередь привело к неверному расчету объема бюджетных ассигнований на уплату страховых взносов во внебюджетные фонды. Расчет объемов бюджетных ассигнований на прочие расходы не всегда исходил из фактических расходов предыдущего периода.

В результате чего, утвержденные сметные назначения превышают сметные назначения, полученные в результате произведенного КСП расчета в соответствии с приказом ДЭиБП:

- в 2012 году - на 572,0 тыс. рублей, в том числе на ФОТ на 632,7 тыс. рублей или 7,6 % от утвержденных расходов на оплату труда;

- в 2013 году – на 97,8 тыс. рублей, в том числе на ФОТ на 102,6 тыс. рублей или 1,2 % .

Также контрольным мероприятием установлено, что в нарушение Приказа Минфина от 20.11.2007 № 112н[16], порядок составления, утверждения и ведения бюджетной сметы для МКУ «Городской архив» Аппаратом не определен.

Общий объем финансирования Городского архива составил:

- в 2012 году – 8944,2 тыс. рублей или 99,9 % от утвержденных бюджетных назначений;

- за 9 месяцев 2013 года – 6063,8 тыс. рублей или 64,9 % от бюджетных ассигнований, доведенных Архиву по состоянию на 01.10.2013 года.

Основной объем денежных средств направлен Городским архивом на оплату труда и начисления на выплаты по оплате труда[17] - 93,3 % (8342,5 тыс. рублей) в 2012 году и 95,1 % (5765,5 тыс. рублей) за 9 месяцев 2013 года.

Согласно штатному расписанию, общее утвержденное количество ставок на 2012 год составило 19,5 единиц. За 2013 год штатное расписание уменьшилось на 1 единицу и составило 18,5 единиц, при этом фактически количество работников Городского архива в 2013 году увеличилось с 13 до 14 единиц, в том числе 12 человек - специалисты по основной деятельности. По состоянию на 01.10.2013 года 4 единицы остаются вакантны.

При выборочной проверке правильности начисления заработной платы нарушений не установлено.

Кроме того, в проверяемом периоде Архивом проведена работа:

• по материально-техническому обеспечению рабочих мест мебелью, бытовой техникой и оргтехникой на общую сумму 338,1 тыс. рублей;
• по обеспечению работников архива спецодеждой, канцтоварами и прочими материалами для выполнения своих непосредственных обязанностей на общую сумму 36,4 тыс. рублей;
•  по аттестации рабочих мест на сумму 41,2 тыс. рублей;
• по проведению обучения руководителей и специалистов по вопросам охраны труда на сумму 4,5 тыс. рублей;
• по повышению квалификации 2-х сотрудников Архива на сумму      40,7 тыс. рублей.

Обеспечение сохранности документов и организация их хранения

Фактически Городской архив занимает неприспособленные для хранения документов нежилые помещения:

- 2-х этажное здание бывшего дома культуры «Маяк», общей площадью 557,0 м², расположенное по адресу ул. Рябиковская, д. 38;

- 2-х этажное здание бывшего кинотеатра «Океан», общей площадью 1387,1 м², расположенное по адресу ул. Океанская, д. 91.

При этом установить в ходе контрольного мероприятия, на каком основании Городской архив занимает данные помещения, не представилось возможным.

Вместе с тем, в Уставе учреждения установлено местонахождение и юридический адрес Городского архива – г. Петропавловск-Камчатский,  ул. Рябиковская, д. 38а.

Таким образом, юридический адрес и адрес фактического местонахождения требуют их уточнения в Уставе учреждения.

Фактически данные нежилые помещения приказом КУИ от 13.04.2005 № 80[18] закреплены за Аппаратом на праве оперативного управления. Однако, в нарушение статьи 131 Гражданского Кодекса РФ, на момент проведения контрольного мероприятия в органах, осуществляющих государственную регистрацию прав на недвижимость и сделок с ней, право оперативного управления на указанные здания Аппаратом администрации не зарегистрировано.

В целях создания благоприятных условий для развития архивного дела в 2011 году Аппаратом администрации разработана муниципальная долгосрочная целевая программа «Развитие архивного дела в Петропавловск-Камчатском городском округе на 2011 – 2014 года»[19].

Исполнителями Программы являлись Аппарат администрации и Архив.

Задачами Программы являлись:

- обеспечение надлежащих условий сохранности документов МКУ «Городской архив», органов местного самоуправления, муниципальных организаций и учреждений городского округа;

- создание и совершенствование информационно-поисковых систем, баз данных о документах Архива, органов местного самоуправления, муниципальных организаций и учреждений городского округа;

- создание условий для обеспечения доступа юридических и физических лиц к информационным ресурсам Архива, органов местного самоуправления, муниципальных организаций и учреждений городского округа с целью удовлетворения потребностей в архивной информации;

- содержание материально-технической базы Архива, архивов органов местного самоуправления городского округа, муниципальных учреждений городского округа;

- внедрение автоматизированной системы учета документов Архива, органов местного самоуправления, муниципальных организаций и учреждений городского округа, создаваемой по принципу единой информационной сети;

- повышение качества комплектования Архива новыми архивными документами, в том числе за счет приема документов на электронных носителях;

- повышение профессионального уровня работников Архива, работников документационного обеспечения управления (делопроизводства) органов местного самоуправления, муниципальных учреждений организаций.

Общий объем ассигнований, предусмотренный редакцией действующей по состоянию на 01.10.2013 года, составил:

на 2012 год - 29322,1 тыс. рублей, из них: за счет средств местного бюджета – 26708,9 тыс. рублей (91,1%), за счет средств краевого бюджета – 2613,3 тыс. рублей (8,9%);

на 2013 год - 13697,1 тыс. рублей, из них: за счет средств местного бюджета – 12265,0 тыс. рублей (89,5%), за счет средств краевого бюджета –  1432,1 тыс. рублей (10,5%), в том числе на реализацию следующих мероприятий Программы:

(тыс. рублей)

Программные мероприятия
		2012 год	2013 год
1.1	Текущий ремонт помещений архивохранилищ в Петропавловск-Камчатском городском округе	0,00	450,00
1.2	Совершенствование материально-технической базы Архива (приобретение специального оборудования, технических средств, мебели, стеллажей и их установка)	0,00	775,00
1.3	Проведение мероприятий по обеспечению пожарной безопасности в Архиве, архивах органов местного самоуправления и муниципальных учреждений Петропавловск-Камчатского городского округа (модернизация электросетей зданий)	0,00	300,00
1.4	Приобретение расходных материалов, оборудования для реставрационных работ: реставрация, переплет, подшивка, восстановление угасающих текстов документов для Архива	0,00	100,00
3.1	Издание справочника по фондам Архива (издательские и полиграфические работы)	0,00	100,00
4.1	Приобретение программного обеспечения для создания учетных, информационных и тематических баз данных на документы Архива (приобретение программного обеспечения системы управления базами данных)	0,00	100,00
4.2	Приобретение для Архива средств вычислительной техники, оргтехники, расходных материалов	0,00	300,00
4.3	Создание и поддержание в информационно-коммуникационной сети «Интернет» сайта Архива (разработка дизайн-проекта и приобретение системного обеспечения)	0,00	50,00
5.1	Переподготовка и повышение квалификации работников Архива, работников служб документационного обеспечения управления (делопроизводства) органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций Петропавловск-Камчатского городского округа (курсы переподготовки и повышения квалификации работников)	0,00	90,00
		0,00	2 265,00
	Инвестиционные мероприятия
1.1	Капитальный ремонт помещений архивохранилищ	29 322,13	11432,1
Всего по Программе:		29 322,13	13697,1

Фактически в рамках реализации Программы, Аппаратом администрации по состоянию на 01.10.2013 года исполнено только инвестиционное мероприятие «Капитальный ремонт помещений архивохранилищ» на сумму 30495,8 тыс. рублей или 77,6 % от общего объема средств, предусмотренных на реализацию Программы в 2012- 2013 годах.

Так, Аппаратом администрации организовано выполнение работ:

• по реконструкции здания кинотеатра «Океан» под архив по ул. Океанская, д. 91 в рамках муниципального контракта, заключенного с ООО «Юсас-Строй» на сумму 32289,7 тыс. рублей. Оплачено за выполненные работы 29322,2 тыс. рублей, из них: в 2012 году - 27078,0 тыс. рублей, в 2013 году – 2244,2 тыс. рублей;
• по устройству автоматической системы приточно-вытяжной вентиляции в здании городского архива по ул. Океанская, д. 91 в рамках муниципального контракта, заключенного с ИП Казак С.А. на сумму 1173,6 тыс. рублей.

Работы по данным муниципальным контрактам сданы с нарушением сроков сдачи работ:

- ООО «Юсас-Строй» на 33 дня;

- ИП Казак С.А. на 7 дней.

По данному факту Аппаратом администрации в Арбитражный суд Камчатского края направлены:

- исковое заявление о взыскании с ООО «Юсас-Строй» неустойки в размере 293,0 тыс. рублей, за просрочку срока сдачи работ. Решением арбитражного суда от 09.01.2014 года исковые требования удовлетворены частично в размере 133,2 тыс. рублей. Платежным поручением от 31.01.2014 № 89 сумма неустойки перечислена подрядчиком на счет Аппарата администрации в полном объеме;

- претензионное письмо от 10.12.2013 № 01-02-01-01/782/13 с требованием уплаты неустойки за нарушение срока окончания работ в размере 82,2 тыс. рублей. Платежным поручением от 15.12.2013 № 200 сумма неустойки перечислена Казак С.А. на счет Аппарата администрации в полном объеме.

Необходимо отметить, что на протяжении 2013 года, Аппаратом администрации выявлялись недостатки выполненных работ со стороны ООО «Юсас-Строй», в связи с чем, по настоящее время ведется претензионная работа.

На момент проведения контрольного мероприятия подрядчиком не устранено протекание кровли, течь радиатора, не закреплены перила, о чем в адрес подрядчика Аппаратом администрации направлено письмо с требованием устранения недостатков.

В апреле 2013 года по результатам открытых аукционов, проведенных в рамках реализации программного мероприятия «Капитальный ремонт помещений архивохранилищ», Аппаратом администрации заключены два муниципальных контракта с ООО «Камчатское тепло и энергосберегающие технологии» на выполнение монтажных и пусконаладочных работ системы автоматического пожаротушения в зданиях, расположенных по адресам: по ул. Океанская, 91 и Рябиковская, 38 на сумму 2558,4 тыс. рублей и 2588,0 тыс. рублей, соответственно.

Вместе с тем, в установленные сроки работы по данным муниципальным контрактам не выполнены, кроме того, подрядчик к выполнению монтажных работ не приступал.

По данному факту Аппаратом администрации в Арбитражный суд Камчатского края направлены:

- исковое заявление о расторжении муниципального контракта заключенного с ООО «Камчатское тепло и энергосберегающие технологии» и взыскании неустойки в размере 4761,8 тыс. рублей, за просрочку срока сдачи работ. Решением арбитражного суда от 28.02.2014 года исковые требования удовлетворены частично в размере 303,6 тыс. рублей. Исполнительный лист, выданный на основании данного Решения направлен на принудительное исполнение в Тигильский районный отдел судебных приставов Управления Федеральной службы судебных приставов по Камчатскому краю по месту нахождения должника;

- исковое заявление о расторжении муниципального контракта заключенного с ООО «Камчатское тепло и энергосберегающие технологии» и взыскании неустойки в размере 2609,6 тыс. рублей, за просрочку срока сдачи работ. Решением арбитражного суда апелляционной инстанции от 06.05.2014 года исковые требования удовлетворены в полном объеме. На момент составления отчета исполнительный лист о вступлении в законную силу Решения арбитражного суда в Аппарат администрации не поступал.

Оценка ожидаемой эффективности и результативности от реализации Программы, основана на использовании целевых индикаторов (показателей).

В нарушении пункта 3.5 Порядка принятия решений о разработке муниципальных долгосрочных целевых программ городского округа, их формирования и реализации, утвержденного Постановлением администрации от 04.05.2011 № 1201[20] в разделе 2 Программы целевые показатели не в полной мере соответствуют ее мероприятиям.

Так, мероприятие 1 Программы «Обеспечение сохранности документов Архива, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений городского округа», включает 5 направлений его реализации, в том числе:

- текущий ремонт помещений Архива;

- совершенствование материально-технической базы Архива (приобретение специального оборудования, технических средств, мебели и их установка);

- проведение мероприятий по обеспечению пожарной безопасности в Архиве, архивах органов местного самоуправления и муниципальных учреждений городского округа (модернизация электросетей зданий);

- приобретение расходных материалов, оборудования для реставрационных работ: реставрация, переплет, подшивка, восстановление угасающих текстов документов для Архива;

- проведение обследования состояния сохранности документов в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях городского округа.

При этом целевой показатель, соответствующий данному мероприятию Программы, представлен 2 целевыми показателями:

- количество архивохранилищ, соответствующих нормативным требованиям (в ед.);

- сводный коэффициент обновления материально-технической базы архивов (%), что в свою очередь затрудняет проведению анализа достижения прогнозируемых значений целевых показателей (индикаторов) для каждого этапа реализации мероприятий.

Планируемые показатели результативности Программы, а также фактическое их значение, отраженное в Отчете об эффективности  реализации муниципальных программ на территории городского округа[21] представлены в таблице.

Целевые показатели (индикаторы)	План		Факт
	2012	2013	2012	9 месяцев 2013
Задача 1. Модернизация материально-технической базы Архива, архивов органов местного самоуправления, муниципальных учреждений
Количество архивохранилищ, соответствующих нормативным требованиям, единиц	1	2	1	1
Сводный коэффициент обновления материально-технической базы архивов, процентов	40	60	0	40
Задача 2. Обеспечение надлежащих условий сохранности документов Архива, архивов органов местного самоуправления, муниципальных учреждений
Доля документов, находящихся в нормативных условиях температурно-влажностного режима хранения, процентов	60	80	60	80
Доля осуществления противопожарных мероприятий от нормативных требований, процентов	60	100	0	0
Задача 3. Повышение качества комплектования Архива архивными документами, в том числе за счет приема документов на электронных носителях
Количество документов постоянного хранения Архивного фонда Российской Федерации, единиц	500	500	0	500
Количество документов по личному составу ликвидированных негосударственных организаций	1500	1500	3698	1476
Задача 4. Создание условий для обеспечения доступа юридических и физических лиц к информационным ресурсам города Петропавловска-Камчатского с целью удовлетворения потребностей в архивной информации
Количество проведенных выставок, посвященных знаменательным датам из истории и современности органов местного самоуправления, единиц	1	2	0	0
Доля компьютеризированных рабочих мест специалистов архивных служб, процентов	60	80	60	100
Задача 5. Создание и совершенствование информационно-поисковых систем, баз данных документов архивного фонда города Петропавловска-Камчатского
Увеличение количества компьютерных тематических программ, единиц	1	2	0	0
Задача 6. Внедрение автоматизированной системы учета документов Архива, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, создаваемой по принципу единой информационной сети
Доля архивной информации, переведенной на цифровые носители, процентов	30	50	1	1
Задача 7. Повышение профессионального уровня работников
Количество специалистов, прошедших курсы повышения квалификации, переподготовки, единиц	2	3	2	3

Таким образом, из представленного Управлением экономики администрации городского округа заключения об оценки эффективности МДЦП, в 2012 году из 11 целевых индикаторов не достигнуты 5 показателей, в 2013 году – 3 показателя.

При этом, согласно аналитическим запискам к данному заключению, не достижение показателей обусловлено проведением капитального ремонта в помещении архивохранилища в неполном объеме.

Вместе с тем, как уже указывалось выше, непосредственно за счет средств, предусмотренных на реализацию МДЦП, в проверяемом периоде осуществлено только инвестиционное мероприятие «Капитальный ремонт помещений архивохранилищ».

Мероприятия, направленные на повышение профессионального уровня работников Городского архива; на увеличение доли компьютеризированных рабочих мест специалистов; на модернизацию материально-технической базы Архива в проверяемом периоде осуществлялась за счет средств, направленных на финансовое обеспечение текущей деятельности МКУ «Городской архив».

С учетом того, что достижение целевых показателей отдельных мероприятий Программы осуществлялось за счет средств не предусмотренных на ее реализацию, провести оценку результативности Программы не представляется возможным.

Необходимо отметить, что в проверяемом периоде содержание и обслуживание помещений, занимаемых Городским архивом, организовано Аппаратом администрации по целевой статье 0939906 «Расходы на содержание отдела обеспечения и отдела эксплуатации зданий» на общую сумму 4625,8 тыс. рублей.

В частности в проверяемом периоде, Аппаратом администрации осуществлялись ежемесячные расходы, направляемые, на оплату коммунальных услуг, в том числе:

   (тыс. рублей)

Вид коммунальных услуг	2012 год		Итого:	9 месяцев 2013 года		Итого:
	Океанская, д. 91	Рябиковская, д. 38		Океанская, д. 91	Рябиковская, д. 38
Электроэнергия	340,00	62,2	402,20	107,8	54,1	161,90
Водоснабжение и водоотведение	15,00	4,6	19,60	13,6	4,2	17,80
Теплоснабжение и ГВС	595,60	469,2	1 064,80	619,4	323,6	943,00
	950,60	536,00	1 486,60	740,80	381,90	1 122,70

В целях содержания рассматриваемых зданий Аппаратом администрации производилась также оплата договоров на предоставление разовых услуг по дератизации помещений, техническому обслуживанию узлов учета тепловой энергии, очистке территории от снега, проведению энергоаудита, техническому обслуживанию систем пожарной сигнализации. Общая стоимость данных расходов в 2012 году составила 190,1 тыс. рублей, за 9 месяцев 2013 года – 188,6 тыс. рублей.

Кроме того, для обеспечения противопожарного состояния зданий            ООО «Камчатские тепло и энергосберегающие технологии» в 2012 году была разработана проектно-сметная документация по установке современной автоматической системы пожарной сигнализации и системы оповещения людей о пожаре, в том числе:

- по ул. Рябиковская, д. 38 в рамках договора, заключенного на сумму 447,1 тыс. рублей;

- по ул. Океанская, д. 91 в рамках договора, заключенного на сумму 615,1 тыс. рублей.

Также Аппаратом администрации были осуществлены расходы, связанные с реконструкцией здания, расположенного по ул. Океанская, д. 91, на общую сумму 575,6 тыс. рублей, в том числе:

- по авторскому надзору за выполнением работ по реконструкции здания кинотеатра «Океан» под архив по ул. Океанская, д. 91, осуществляемому ООО «Камчатпроектсервис». Общая сумма предоставленных услуг в 2012 году составила 449,0 тыс. рублей;

- по монтажу локальной вычислительной сети и телефонной сети, производимой ООО «КИТЦ» в 2013 году, на сумму 126,6 тыс. рублей.

Кроме того, в целях обеспечения сохранности архивных документов в проверяемом периоде непосредственно МКУ «Городской архив» проведена работа по установке системы видеонаблюдения в здании по ул. Океанская, д.91 на общую сумму 436,4 тыс. рублей, в том числе учреждением организовано:

• выполнение проектных работ инженерных систем по разделу «Телевизионные охранные системы» на объекте «Петропавловск-Камчатский городской архив» по адресу ул. Океанская, д. 91, по договору, заключенному    с ИП Дресвянский С.А. на сумму 30,0 тыс. рублей;
• приобретение оборудования для систем видеонаблюдения на общую сумму 137,7 тыс. рублей, по договорам поставки, заключенным с ООО «Неман»;
• осуществление работ по монтажу, наладке, испытанию и вводу в эксплуатацию систем видеонаблюдения по договорам, заключенным с ООО «Неман» на общую сумму 268,7 тыс. рублей.

При рассмотрении представленных первичных бухгалтерских документов, Контрольно-счетной палатой установлено следующее.

Фактически, монтажные работы, выполняемые ООО «Неман» производились исполнителем своим иждивением - из своих материалов, собственными силами и средствами (пункт 1 статьи 704 Гражданского Кодекса РФ), в рамках следующих договоров:

- 2 договора поставки от 27.09.2012 № 19/12/4Арх и  от 10.10.2012 № 21/12/6Арх на сумму 99,8 тыс. рублей и 99,9 тыс. рублей соответственно;

- 2 договора на монтажные работы, наладку, испытание и ввод в эксплуатацию систем видеонаблюдения, поставляемого по договорам поставки от 27.09.2012 № М-14/12/5Арх, от 10.10.2012 № М-6/12/7Арх на сумму 99,8 тыс. рублей и 99,9 тыс. рублей соответственно.

Таким образом, в целях уклонения от проведения конкурсных процедур, предусмотренных положениями Закона № 94-ФЗ, одна сделка (по установке систем видеонаблюдения своими силами и своим иждивением) фактически раздроблена Городским архивом на 4 договора, что является нарушением норм статьи 11.1 Федерального закона от 26.07.2006 №135-ФЗ «О защите конкуренции», запрещающей согласованные действия хозяйствующих субъектов, ограничивающих конкуренцию, путём создания другим хозяйствующим субъектам препятствий к доступу на товарный рынок.

При проверке актов приемки выполненных работ (форма КС-2) и справки о стоимости выполненных работ и затрат (форма КС-3) к договорам, заключенным с ООО «Неман», установлен формальный подход приемки выполненных работ со стороны Городского архива.

Так, согласно локальному расчету, предоставленному к договору, заключенному с ООО «Неман» от 09.01.2013 № М-01/13/1Арх, подрядчик должен выполнить работы по устройству видеоконтрольного монитора, промежуточных устройств, отдельно устанавливаемого блока питания, осуществить контрольные измерения ТВ каналов, прокладки кабеля по бетонной стене.

Вместе с тем, согласно акту о приемке выполненных работ формы КС-2 к договору № М-01/13 от 09.01.2013 года, подрядчиком выполнены работы по установке 3-х уличных телевизионных камер, 8-ми распределительных коробок, 2-х отдельно устанавливаемых блоков питания. Согласно КС-2, работы выполнены подрядчиком в период с 01.01.2013 года по 03.03.2013 года. Тогда как, согласно данным формы КС-3 (справка о стоимости выполненных работ) к данному договору, работы выполнены в период с 09.01.2013 года по 29.01.2013 года.

Следует отметить, что в самом учреждении отсутствовали документы, подтверждающие фактическое выполнение работ по данному договору. Так, акты формы КС-2 были представлены подрядчиком в бухгалтерию             МКУ «Городской архив» только во время проведения контрольного мероприятия. Тогда как, согласно Постановлению Госкомстата РФ от 11.11.1999 № 100[22], акт формы КС-2 является формой первичной учетной документации и применяется при приемке фактически выполненных подрядных строительно-монтажных работ производственного, жилищного, гражданского и других назначений и служит основанием для заполнения Справки о стоимости выполненных работ и затрат.

При проверке своевременности отражения хозяйственных операций, установлено, что все расходы, произведенные Городским архивом в проверяемом периоде, в полном объеме отражены в бухгалтерском учете.

Вместе с тем, в нарушение пункта 5 статьи 161 Бюджетного кодекса РФ, Городской архив принимает на себя денежные обязательства:

- перед подотчетным лицом, по приобретенным материальным запасам, при отсутствии соответствующих ЛБО в 2012 году на сумму 0,8 тыс. рублей, в 2013 году – 14,3 тыс. рублей;

- по оплате заключенных в 2012 году договоров, без соответствующих объемов, доведенных до учреждения ЛБО на сумму 171,0 тыс. рублей.

В ходе проведения контрольного мероприятия был проведен осмотр помещений занимаемых Архивом, по результатам которого установлено следующее:

- основная часть архивных документов хранится в здании по ул. Рябиковская, д. 38. Хранилище оборудовано металлическими стеллажами, средствами пожарной сигнализации. Вместе с тем, в помещении не поддерживается температурно-влажностной режим хранения документов. При осмотре было обращено внимание на большую концентрацию влажности в данном помещении;

- реконструированное помещение Архива по ул. Океанская, д. 91 практически не используется, а именно – вновь устроенные помещения архивохранилища, кабинеты специалистов пустуют. Архивные документы, в том числе, находятся в вестибюле учреждения, и там же устроены рабочие места сотрудника Архива.

На дату окончания контрольного мероприятия, то есть за 3 года действия Программы, установлено, что реконструированные помещения Архива по ул. Океанская, д. 91 не используются, также как и электрический грузовой лифт, установленный в рамках выполнения договора, заключенного с ООО «Юсас-Строй». Одновременно с этим, 21.01.2014 года истек срок его периодического технического освидетельствования.

Выводы:

1. Функциями по формированию и содержанию муниципального архива в городском округе наделено МКУ «Городской архив».

2. В проверяемом периоде Аппарат администрации, как главный распорядитель (распорядитель) бюджетных средств, осуществлял финансирование деятельности по формированию и содержанию Городского архива, по следующим направлениям:

- на обеспечение текущей деятельности МКУ «Городской архив», в пределах, доведенных до учреждения ЛБО - основная часть расходов (более 90,0 %) направлена на оплату труда и начисления на выплаты по оплате труда;

- на содержание зданий, занимаемых Городским архивом – в пределах принятых бюджетных обязательств - 65,0 % объема средств, проверенных Контрольно-счетной палатой, направлено Аппаратом на непосредственное их обслуживание (коммунальные услуги, очистка и дератизация помещений и т.д.);

- на реализацию инвестиционного мероприятия Программы «Капитальный ремонт помещений архивохранилищ» - 71,0 % расходов (30495,8 тыс. рублей) от общего объема ассигнований, предусмотренных редакцией Программы, действующей в проверяемом периоде.

3. В нарушение статьи 131 Гражданского Кодекса РФ, на момент проведения контрольного мероприятия Аппаратом администрации не зарегистрировано право оперативного управления на здания, занимаемые Городским архивом. Соответственно у МКУ «Городской архив» отсутствуют документы основания, подтверждающие право пользования, на занимаемые нежилые помещения, расположенные по адресам: ул. Океанская, д. 91 и ул. Рябиковская, д. 38.

Кроме того, юридический адрес и адрес фактического местонахождения, указанных нежилых помещений, требуют их уточнения в Уставе учреждения.

4. Планирование бюджетных ассигнований на выполнение функций Городского архива осуществлено в нарушении Приказа ДЭиБП от 26.05.2011 № 66. В нарушение Приказа Минфина от 20.11.2007 № 112н Аппаратом администрации, не определен порядок составления, утверждения и ведения бюджетной сметы для МКУ «Городской архив».

5. При проверке целевого и эффективного использования средств выделенных для осуществления деятельности по формированию и содержанию муниципального архива, установлены:

- заключение Городским архивом договоров, подлежащих исполнению за счет бюджетных средств, а также принятие денежных обязательств перед подотчетным лицом, в нарушение пункта 5 статьи 161 Бюджетного кодекса РФ, без соответствующих объемов, доведенных до учреждения ЛБО;

- формальный подход к принятию, как со стороны Городского архива, так и со стороны Аппарата, работ, по заключенным договорам, контрактам.

Так в результате проведения контрольного мероприятия установлено, что:

ü     акты формы КС-2 представлены ООО «Неман» в Городской архив, в момент проведения контрольного мероприятия, то есть после поступления оплаты по заключенному договору;

ü     претензионная работа в адрес ООО «Юсас-Строй» велась, в том числе и по выполненным работам, недостатки по которым можно было установить до момента подписания акта формы КС-2, как например, не закрепленные перила лестниц;

ü     отсутствие графика выполнения работ по заключенным муниципальным контрактам с ООО «Камчатское тепло и энергосберегающие технологии», не позволило своевременно отслеживать этапы их выполнения.

6. Проведенным контрольным мероприятием установлен факт искусственного дробления сделки, заключенной Городским архивом с        ООО «Неман», с целью уклонения от проведения конкурсных процедур, предусмотренных положениями Закона № 94-ФЗ, что в свою очередь приводит к не экономичному использованию средств бюджета городского округа.

7. Часть расходов, выделенных по целевой статье «Расходы на содержание отдела обеспечения и отдела эксплуатации зданий», связанных с реконструкцией зданий, в размере 1637,8 тыс. рублей следовало отнести к расходам, реализуемых в рамках МДЦП.

Так как, осуществление расходов на реализацию конкретных мероприятий, предусмотренных Программой, вне рамок финансирования Программы, приводит к тому, что при решении одной и той же задачи, подразумевающей достижение конкретных результатов, параллельно осуществляется реализация разных методов бюджетного планирования, что, не позволяет в целом установить прямую взаимосвязь между распределением бюджетных ресурсов и фактическими или планируемыми результатами их использования в соответствии с установленными приоритетами.

8. Целевые индикаторы результативности Программы не отражают фактически проведенные работы в рамках ее реализации, в силу чего оценить эффективность реализации Программы не представляется возможным.

Предложения

1. Направить отчёт о результатах проведённого контрольного мероприятия для сведения в адрес: Главы городского округа, Главы администрации городского округа, Департамента финансов администрации городского округа, Комитета по управлению имуществом администрации городского округа.

2. В адрес Аппарата администрации городского округа направить отчет о результатах проведенного контрольного мероприятия и информационное письмо с предложениями:

- зарегистрировать право оперативного управления на здания, расположенные по адресам: ул. Океанская, д. 91 и ул. Рябиковская, д. 38, занимаемые МКУ «Городской архив»;

- заключить с МКУ «Городской архив» договор безвозмездного пользования на занимаемые нежилые помещения;

- разработать порядок составления, утверждения и ведения бюджетной сметы для МКУ «Городской архив»;

- осуществлять контроль за соблюдением Методики планирования бюджетных ассигнований и обоснований бюджетных ассигнований на очередной финансовый год и плановый период МКУ «Городской архив»;

- проконтролировать внесение изменений в Устав МКУ «Городской архив» по результатам проведенного контрольного мероприятия;

- осуществлять контроль за текущей деятельностью Городского архива, включая соблюдение норм Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ[23] при осуществлении закупок товаров, работ и услуг;

- принять меры дисциплинарной ответственности к лицам, допустившим нарушения Бюджетного кодекса РФ, в части принятия расходных обязательств, при отсутствии утвержденных лимитов бюджетных обязательств;

- сообщить в адрес КСП об устранении недостатков выполненных работ, связанных с реконструкцией здания кинотеатра «Океан» под архив по ул. Океанская, 91.

 

 

 

Главный инспектор

Контрольно-счетной палаты

Петропавловск-Камчатского городского округа

В.Н. Арсенова